Startschuss und Weiterentwicklung

Den Arbeitsalltag kann man aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Ein Blickwinkel ist die der Arbeitsabläufe. Arbeitsabläufe sind die Wege, die man beschreitet, um mit den aktuellen Herausforderungen zu einem guten Resultat zu gelangen. Oft entstehen Arbeitsabläufe auf Basis von Erfahrungen. Es gab dafür einmal einen Anfang, ein Startschuss sozusagen. Seitdem sollte sich der Arbeitsablauf bewähren. Tut es das? Vermutlich für eine Zeitlang schon, jedoch bewährt sich ein Arbeitsablauf auch über eine längere Zeit hinweg?

Als Beispiel: Immer noch gibt es Firmen, die wichtige Arbeitsabläufe auf Basis von Excel-Listen erstellen. Andere jedoch haben dafür geeignete Softwaresysteme im Einsatz. Wer von Excel auf beispielsweise eine Datenbanklösung umschaltet, macht dies zur Optimierung bestehender Arbeitsabläufe. Obwohl beide Lösungen (Excel einerseits und Datenbanklösungen andererseits) oft funktionieren, gibt es grosse Unterschiede. Setzt man auf Datenbanklösungen, entstehen dadurch häufig beträchtliche Zeitersparnisse und es lässt sich beispielsweise auch im Team daran arbeiten.

Wie wir arbeiten ist nicht in Stein gemeisselt. Es wurde irgendwann festgelegt, auf Basis der damaligen Anforderungen und Möglichkeiten. Arbeitsabläufe müssen sich seitdem in immer neuen Situation bewähren, bis einmal die Lösung den Anforderungen nicht mehr gerecht wird oder bessere Methoden und Ansätze verfügbar werden.

Distanz gewinnen

Technik ist nichts als ein Hilfsmittel. Deswegen soll man Technik nicht überbewerten. Arbeitsabläufe können mithilfe von Technik lediglich abgebildet werden. Gute Arbeitsabläufe zu erstellen benötigt jedoch Analyse und sorgfältige Überlegungen. Dafür ist es oft hilfreich, ein paar Schritte zurückzugehen und die alltäglichen Herausforderungen aus etwas Distanz zu betrachten.

Aus der Distanz kann man Abläufe besser erkennen. Dazu lassen sich Fragen stellen. Gibt es bekannte Hindernisse? Wo klemmt es am ehesten? Gibt es neue Anforderungen, die nicht einbezogen werden? Was wird von Hand gemacht? Diese und weitere Fragen dienen dazu, die bestehenden Abläufe zu evaluieren. Konkrete Anforderungen vereinfachen die Überlegungen. Doch kann eine regelmässige Evaluation auch als Gradmesser für die Gesundheit aktueller Systeme gelten.

Eine wichtige Frage ist beispielsweise, wo die Erfahrung vorhanden ist? Sie kann bei den Mitarbeitern liegen, jedoch was geschieht, wenn Mitarbeiter wechseln? Wenn dadurch wichtiges Fachwissen abfliesst, ist das ein konkretes Risiko für die Firma. Wie lässt sich ein solches Risiko minimieren? Geeignete Arbeitsabläufe können darauf abzielen, essenzielle Bausteine der Erfahrung für das gesamte Team verfügbar zu machen – beispielsweise durch geeignete Datenbanksysteme.

Bei der Evaluation geht es darum, einmal nicht vom aktuellen Erfolg auszugehen, sondern darum, nach möglichen Schwachstellen zu suchen. Diese können als wertvolle Rückmeldung für die Entwicklung besserer Arbeitsabläufe gesehen werden.

Änderung ist die Konstante

Arbeitsabläufe werden meist von technischen Hilfsmitteln ermöglicht. Sie sind damit jedoch nicht identisch. Wenn sich die Technik ändert, kann das einen sehr positiven Einfluss auf die Arbeitsabläufe haben. Die Voraussetzung dafür ist selbstverständlich, dass man bestehende Abläufe gelegentlich evaluiert. Anregungen holt man sich bei Kollegen, mithilfe eines Coaches oder durch Reflexion im Team.

Seit über 25 Jahren distribuiere ich Software. Es ist spannend zu sehen, wie sich Hard- und Software entwickelt haben, und wie auf Basis davon ganz neue Arbeitsabläufe entstanden. Vor 10 Jahren gab es noch viele komplexe Systeme. Dann kamen die Smartphones mit Apps, die häufig auf wenige Aufgaben fokussiert sind. Das war ein Paradigmenwechsel. Es hat die Art wie wir uns Software oder Arbeitsabläufe vorstellen stark geändert. Modulare Ansätze, Software As A Service (SAAS) und immer mehr Cloud-basierte Lösungen kamen hinzu.

Technisch wurde vieles anspruchsvoller. Von der Bedienung her wurde einiges jedoch stark vereinfacht. Google kam mit einem einzigen Suchfeld für die Internet-Suche. Apple reduziert die Komplexität durch eine herausragende Gestaltung. Die englische Firma Serif veröffentlichte bislang drei Softwareprodukte für Grafiker, die nahtlos (im gleichen Interface) zusammenarbeiten. Sie nannten es StudioLink, ein neuer Ansatz für intuitive Arbeitsabläufe.

Die Erweiterbarkeit aktueller Lösungen, durch Integration diverser Webdienste, zeigt beispielsweise die Apple-Tochter Claris mit dem Produkt FileMaker Pro. Was einst eine Datenbanklösung war, ist heute eine Entwicklungsumgebung mit vielen Schnittstellen und Vereinfachungen. Ein Produkt und ein einziges Datenformat, das auf mehrere Plattformen läuft. Dazu gibt es neuerdings Add-ons, ganz neue Möglichkeiten für FileMaker Entwickler, dadurch auf einfachste Weise komplexe Werkzeuge zu integrieren.

Markzware erneuert gerade die Produktpalette. Alle Konvertierungslösungen standen in den letzten Jahren nur als Plug-In oder XTension zur Verfügung. Daraus werden jetzt nach und nach eigenständige Softwareprodukte. Damit man Dokumente aus InDesign oder XPress öffnen kann, benötigt es diese Softwarelösungen nicht mehr. Alle Produkte von Markzware werden eigenständige Softwarelösungen und man kann in verschiedenste Formate exportieren.

Vieles wird einfacher.

In die eigene Evaluation einsteigen

Manchmal hilft es, wenn man gemeinsam Arbeitsabläufe evaluiert. Kursiv bietet Hilfe zur Selbsthilfe. Das kann Consulting und Evaluation bestehender Arbeitsabläufe betreffen, oder eine Projektbegleitung, Schulung oder Entwicklung konkreter Lösungen. Mehr darüber erfahren Sie über folgenden Link: