Fehler im Ursprungsdokument vorbeugen und beheben

Preflighting ist die Dokumentenprüfung vor der Ausgabe. Wer im Dokumente publiziert oder für den Druck aufbereitet, tut gut daran, die Fehlerfreiheit zu prüfen, bevor es in den Druck oder in die Distribution digitaler Dokumente geht.

Preflighting möchte Fehler abfangen, bevor gedruckt wird, oder bevor eine PDF-Ausgabe stattfindet. Die Korrektur findet vor („pre-„) dieser Ausgabe statt. Die Idee dabei ist zweierlei:

1. Korrigiere Fehler im Ursprungsdokument, damit die Ursache vom Problem behoben wird.
2. Korrigiere Fehler, bevor gedruckt wird oder eine PDF-Ausgabe stattfindet.

Man behebt den Fehler in der Druckvorstufe in der Originalsoftware, etwa in Adobe InDesign, Affinity Publisher oder QuarkXPress. Danach erst wird die PDF-Ausgabe gemacht oder werden Daten für den Druck gesammelt.

Fehler in der Ausgabe korrigieren

Bei Postflighting findet die Korrektur nach der Ausgabe („post-„) statt. Meist geht es dabei um die Prüfung von PDF-Dokumenten, die etwa vor dem Druck oder vor der Distribution in Netzwerken noch einmal geprüft werden. Dazu werden Softwarelösungen benutzt, welche eine begrenzte Bearbeitung von PDF-Dokumenten erlauben. Man bedenke jedoch, dass ein PDF-Dokument nie als Bearbeitungsgrundlage gedacht war und deshalb nur eingeschränkte Möglichkeiten hat.

Postflighting wird von vielen Betrieben als Standardsicherung genutzt. Hier findet jedoch eine Korrektur des Ausgabeformates statt und das Ursprungsdokument bleibt unberührt. Möchte man in Zukunft den Fehler vermeiden, müsste man parallel zum Postflighting auch eine Korrektur in den ursprünglichen Dokumenten vornehmen. Nur so kann vermieden werden, dass bei der nächsten Ausgabe erneut eine Korrektur nötig ist.

Preflighting ist nicht gleich Preflighting

Jede Publishingsoftware bietet heute eine Art Basisprüfung vor der Ausgabe an. Das läuft unter dem Begriff Preflighting. Markzware bietet jedoch andere Lösungen an, die mehr Möglichkeiten bieten. FlightCheck Pro prüft etwa auch eingebettete Objekte, wie EPS-Dateien, PDF-Dateien und dergleichen mehr. Ausserdem lässt sich die Prüfung und das Reporting nach eigenen Vorgaben einrichten. Das ist sowohl flexibler als auch sicherer.

Markzware FlightCheck Pro bietet sowohl Preflighting als auch Postflighting an. Es lassen sich die ursprünglichen Publishingdokumente ebenso prüfen wie die daraus erzeugten PDF-Dateien. Von der Arbeitsvorbereitung (der Kunde schickt Daten) bis zur Ausgabe (die fertigen Publishingdokumente oder PDF-Dateien) lässt sich alles prüfen.

Produktionssicherheit

Das eigentliche Thema ist nicht Preflighting oder Postflighting, sondern die Produktionssicherheit. Man prüft Dokumente nicht, weil es unterhaltsam ist, sondern weil man damit Ärger in der Produktion vorbeugen will. Wer Fehler frühzeitig erkennt, hat die eigene Produktionsplanung besser im Griff, kann leichter mit Kunden argumentieren und baut sich eine entsprechende Qualität bei seiner Arbeit auf.

Es hat sich bewährt, die Produktionssicherheit und Dokumentenprüfung als Standardisierung der eigenen Abläufe zu sehen. Dokumente werden nach Standardvorgaben nicht nur erstellt, sondern auch geprüft. Der Grund dafür ist einfach: Man arbeitet nicht jeden Tag gleich und es können unvorhergesehene Dinge passieren. Eine sorgfältige Prüfung verhindert, dass Fehler sehr teuer werden.

Die Produktionssicherheit – und damit Preflighting und Postflighting – ist wichtig

• beim Dokumentenaustausch
• bei der Dokumentenausgabe
• bei der Dokumentenübernahme aus anderen Projekten.

Die Standardisierung dieser Prüfungen steigert die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Betriebsabläufe. Sie betrifft sowohl Ihre Firma wie auch die Kommunikation mit dem Kunde.

Eine Alternative zum Postflighting

Wer bevorzugt auf Postflighting setzt, also auf die Prüfung von druckfertigen PDF-Dateien, hat auch eine Alternative. Statt der Korrektur in der PDF-Datei kann auch eine neue Originaldatei erzeugt werden. Dafür nutzt man PDFMarkz, welches eine PDF-Datei analysiert, daraus eine IDML-Datei erstellt, die in allen wichtigen Publishing-Lösungen geöffnet werden kann. Dadurch erhält man eine neue Originaldatei, die man entsprechend auf Fehler korrigieren kann. Ist das Dokument korrigiert, kann eine neue Ausgabe erstellt werden.

Wenn man jedoch über das Originaldokument verfügt, bietet sich Preflighting als sicherste und einfachste Lösung an, weil damit das Originaldokument korrigiert werden kann.

Die Zwickmühle der Lizenzierung

Dateiformate sind tückisch. Dedizierte Dateiformate gibt es fast für jede Software. Dadurch können Eigenheiten der Software oft besser berücksichtigt werden. Gleichzeitig bietet das Format auch einen Vorteil für Softwarehersteller. Durch das spezielle Format bindet man den Kunden an die Software.

Diese Bindung ist nicht immer freiwillig. Adobe etwa hat mit der Einführung der Creative Cloud ein Abo-System lanciert. Solange man zahlt, kann man Softwarelösungen herunterladen und nutzen. Kündigt man etwa das Abonnement, kann die Software nicht mehr genutzt werden. Dadurch kann man bestehende Dokumente nicht mehr geöffnet werden. Das ist ein echtes Problem, wenn man die Software zu selten nutzt, um ein Abonnement zu rechtfertigen, oder wenn man auf eine andere Publishing-Plattform umsteigt. Ich weiss von vielen Anwendern, dass sie diese Form der Lizenzierung oft nicht wünschen.

Insbesondere, wenn neue Softwarelösungen zur Verfügung kommen, oder man die Arbeit anders ausrichtet, kann der Bedarf für die alte Publishing-Software verschwindend klein werden. Was aber tun, wenn man doch wieder ein Dokument benötigt? Da entsteht eine Zwickmühle, die den Benutzer fast zwingt, wieder in das Abo-System einzusteigen.

Geht es auch anders?

Zugriff auf Archivdateien

Man stelle sich vor, dass man mehr als 10 Jahren mit InDesign gearbeitet hat. In dieser Zeit entstanden Hunderte, wenn nicht Tausende Dateien im INDD-Format. Beendet man das Creative Cloud Abonnement, hat man keinen Zugriff mehr auf diese Dateien. Das ist die Zwickmühle, von der gerade vorher geschrieben wurde. Die Chance, dass man diese Dateien wieder benötigt, ist gering.

Verfügt man noch über InDesign, kann man die Datei öffnen und als IDML abspeichern. Das IDML-Format lässt sich in verschiedenen anderen Lösungen auch wieder öffnen. Perfekt, kann man denken. Allerdings ist man dann gezwungen, eine Lizenz von InDesign aktiv zu halten. Wenn man das vermeiden will, kann man natürlich in mühsamer Arbeit alle Archivdateien öffnen und als IDML-Dateien wieder speichern. Man erhält also ein zweites Archiv, mit lauter IDML-Dateien.

Wenn dies nicht erwünscht ist, und trotzdem mal eine Datei geöffnet werden muss, kann man immer noch zu einem Kollegen, der mit InDesign arbeitet und dort die Datei konvertieren lassen. Es geht jedoch auch eleganter.

Eine elegante Lösung

Die beiden Produkte «IDMarkz» und «OmniMarkz» konvertieren native INDD-Dateien direkt nach IDML. Das ist die elegante Lösung. Es muss für den Einsatz von IDMarkz und OmniMarkz keine InDesign-Lizenz mehr installiert sein.

Der Unterschied zwischen IDMarkz und OmniMarkz liegt in der Anzahl der Formate, die gelesen werden können. IDMarkz liest nur INDD-Dateien, während OmniMarkz auch Dateien aus QuarkXPress oder PDF-Dateien konvertieren kann.

Beide Produkte konvertieren Dokumente in Sekunden, in Abhängigkeit der Dateigrösse. Mit der Konvertierung entsteht ein IDML-Dokument, das etwa direkt in älteren InDesign-Versionen, in XPress oder etwa in Affinity Publisher geöffnet werden kann.

Verfügt man über eine der beiden Konvertierungslösungen von Markzware, hat man direkten Zugriff auf Archivdateien, oder kann problemlos Dateien von Kunden aufmachen. Die IDML-Datei lässt sich in anderen Applikationen bearbeiten und dann erneut als natives Dokument für die neue Plattform abspeichern. Alle Elemente sind editierbar.

Wie bei jeder Konvertierung sollte man bedenken, dass die Publishing-Plattform gewechselt wurde. Geeignet ist der Vorgang also für eine Übernahme von Stehsatz, nicht als Brücke für den ständigen Austausch. Jedes Dokument wird auf der jeweils eigenen Plattform etwas anderes dargestellt. Etwa kann die Laufweite der Schrift mit anderen Algorithmen auf das Layout berechnet werden. So kann es mal passieren, dass ein Wort gerade nicht mehr in eine Textspalte passt und es einen neuen Textfluss gibt. Jedes konvertierte Dokument sollte man deshalb sorgfältig prüfen, wie man das bei jeder Dokumentübernahme machen sollte.

Mit oder ohne Aktualisierungen?

IDMarkz kann man für Mac oder Windows und als Jahresabonnement oder als Endlosversion lizenzieren. Was sind die Unterschiede zwischen beiden Lizenzformen?

Bezieht man die Software als Jahresabonnement, erhält man alle Updates und Upgrades automatisch für den lizenzierten Zeitraum. Das ist sinnvoll, wenn man ständig neue InDesign-Dokumente erhält. Man ist dann immer auf den neuesten Stand. Es ist die richtige Wahl, wenn man maximale Flexibilität und Aktualität wünscht.

Verarbeitet man nur die eigenen Archivdaten, und verwendet keine neuere Version von InDesign mehr, lässt sich auch eine Endloslizenz erwerben. Damit entfallen die jährlichen Kosten und alle eigene Archivdateien können trotzdem aufgemacht werden. Diese Version lässt sich jedoch nicht auf eine neuere Version aktualisieren.

OmniMarkz ist vielseitig. Es ist das perfekte Tool für die regelmässige Verarbeitung unterschiedlichster Dokumente, woraus man wieder editierbare Originale erstellen will. Man benötigt keine InDesign-Lizenz, XPress-Lizenz oder PDF-Editor, um diese Dokumentformate zu einem neuen Original zu konvertieren. OmniMarkz ist das Tool der Wahl in einer Druckvorstufe mit ständig neuen Dokumentformaten. Hier empfiehlt sich m. E. eine Jahreslizenz inklusive alle Updates und Upgrades.

Preflighting und Postflighting

FlightCheck prüft Dokumente aus der Druckvorstufe. Das nennt man Preflighting. Die Idee ist, dass man Dokumente prüft, die bei der Druckvorstufe eintreffen (etwa Dokumente von Grafikern, Kunden, usw.) oder die für den Druck (oder für PDF) freigegeben werden. Die Aufgabe der Software ist eine Früherkennung von Fehlerhaften Dokumenten, damit Fehler nicht zu Folgekosten in der Produktion führen.

Die Prüfung von nativen Publishing-Dokumenten (vor der Ausgabe und vor dem Druck) nennt man Preflighting. Die Prüfung von Ausgabedokumenten (PDF) nennt man Postflighting.

Die Aufgabe der Software ist eine Früherkennung von Fehlerhaften Dokumenten, damit Fehler nicht zu Folgekosten in der Produktion führen.

Preflighting macht man, damit Fehler frühzeitig erkannt werden. Dazu zählen etwa Haarlinien, damit die im Druck nicht «ausbrechen», oder Textüberfluss im Textrahmen, falsche Farbformate bei Bildern, fehlende Fonts in eingebundenen EPS-Dateien und solche Dinge mehr.

Qualitätssicherung

Beim Preflighting und Postflighting geht es um eine Qualitätssicherung. Man stellt sicher, dass die Dokumente fehlerfrei sind. Welche Kriterien dafür genutzt werden, lässt sich bei FlightCheck 2022 bequem einstellen. Dadurch kann jeder Anwender seine eigenen Einstellungen nutzen.

Eine konsequente Qualitätssicherung mit FlightCheck 2022 verhindert teure Fehler. Weil ein Preflighting mit den Originaldateien stattfindet (InDesign, QuarkXPress) lassen sich erkannte Fehler direkt im Ursprungsdokument korrigieren. Logisch, aber nicht selbstverständlich. Wer erkannte Fehler direkt bei der Quelle korrigieren kann, hat auch für spätere Anwendungen und Ausgaben (z.B. Druck + PDF oder verschiedene PDF-Varianten) die besseren Karten.

Eine Qualitätssicherung sichert die Qualität, und damit auch die Kosten.

Einbettung im Workflow

FlightCheck 2022 ist ein Werkzeug, welches sich an neuralgischen Punkten in der Produktion einbinden lässt:

1. Bei der Arbeitsvorbereitung (AVOR)
   Eingehende Dokumente werden bei der AVOR zuerst geprüft, bevor sie an die Publishing-Abteilung weitergereicht werden. FlightCheck 2022 prüft Dokumente selbstständig und ist nicht davon abhängig, ob XPress, InDesign oder Adobe Acrobat installiert ist. Liegen Fehler vor, fehlen Schriften oder gibt es andere Probleme, können die Fehler ruckzuck erkannt und dem Kunden rückgemeldet werden.
2. Bei der Dokumentausgabe
   Sobald ein Dokument verarbeitet und für den Druck freigegegeben wird, sollte ein letzter Check durch FlightCheck 2022 erfolgen. Die Software prüft mehr als die Preflighting-Werkzeuge der Publishing-Programme selbst.

Standardisierung

Zuletzt ist FlightCheck 2022 auch ein Werkzeug zur Standardisierung der Ausgabe. Die Prüfung, Sammlung und Bereitstellung der Daten, sowie Rapport-Funktionen unterstützen einen reibungslosen Ablauf bei der Ausgabe von Publishing-Dokumenten. Durch eine Implementierung von Standardabläufen lassen sich viele Fehler frühzeitig erkennen und ausmerzen. Es kann so auch eine korrekte Ausgabe dokumentiert werden, was als Qualitätsmerkmal für Grafiker und Druckereien betrachtet werden kann.

Nicht nur die Ausgabe für den Druck ist wichtig, sondern auch für die digitale Ausgabe als PDF-Dateien ist nicht ganz einfach. Hier lässt sich die Ausgabe prüfen, bevor die Dokumente distribuiert werden. Dabei können auch PDF-Dateien aus anderen Quellen einbezogen werden, etwa aus Datenbanken, Textverarbeitungen und dergleichen mehr.

Eine Standardisierung und Qualitätssicherung ist nicht kostenlos, aber spart viele Kosten. Nicht nur das: Preflighting kann auch Wochenenden retten, unerwartete Ausgaben und Zeitaufwände reduzieren und damit einen wesentlichen Beitrag am Erfolg Ihrer Arbeit leisten.